Table des matières

1. Résumé
   1. 1.1 Contexte
   2. 1.2 Objectif de la vérification
   3. 1.3 Portée
   4. 1.4 Méthodologie
   5. 1.5 Principales constatations et recommandations
   6. 1.6 Conclusion
2. Introduction
   1. 2.1 Contexte
   2. 2.2 Objectif de la vérification
   3. 2.3 Portée
   4. 2.4 Méthodologie
   5. 2.5 Critères de vérification
3. Processus régionaux
   1. 3.1 Transactions financières
   2. 3.2 Services d'interprétation
   3. 3.3 Gestion des ressources humaines
4. Observations communes et recommandations
   1. 4.1 Sécurité régionale
   2. 4.2 Transactions financières
   3. 4.3 Paiements versés aux interprètes
5. Bureau Régional de l'Est
   1. 5.1 Voyages
   2. 5.2 Services d'interprétation
   3. 5.3 Contrats d'interprétation
   4. 5.4 Paiements versés aux interprètes
   5. 5.5 Processus de dotation
   6. 5.6 Langues officielles
   7. 5.7 Sécurité régionale
6. Bureau Régional du Centre
   1. 6.1 Voyages
   2. 6.2 Approvisionnement
   3. 6.3 Contrats d'interprétation
   4. 6.4 Paiements versés aux interprètes
   5. 6.5 Langues officielles
   6. 6.6 Sécurité régionale
7. Bureau Régional de l'Ouest
   1. 7.1 Approvisionnement
   2. 7.2 Paiements versés aux interprètes
   3. 7.3 Langues officielles
   4. 7.4Sécurité régionale
8. Conclusion
9. Annexe A – Objectifs et critères de la vérification
10. Annexe B – Réponse de la direction et plan d'action

Acronymes

Acronyme	Description
AMA	Arrangement en matière d'approvisionnement
ASC	Agent de sécurité de la Commission
ASR	Agent de sécurité régional
CISR	Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada
COC	Convention d'offre à commande
EMR	Évaluation des menaces et des risques
GCR	Gestionnaire de centre de responsabilité
IVI	Institut des vérificateurs internes
LEFP	Loi sur l'emploi dans la fonction publique
LGFP	Loi sur la gestion des finances publiques
RH	Ressources humaines
SAI	Section d'appel de l'immigration
SCT	Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada
SGF	Système de gestion financière
SI	Section de l'immigration
SPI	Système de paiement des interprètes
SPR	Section de la protection des réfugiés
TI	Technologie de l'information
TPSGC	Travaux publics et services gouvernementaux Canada

1 RÉSUMÉ

1.1 Contexte

La Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR), qui est le plus grand tribunal administratif du Canada, statue chaque année sur plus de 40 000 cas d'immigration et du statut de réfugié. Elle remplit son mandat par l'intermédiaire de ses trois sections : la Section de la protection des réfugiés (SPR), la Section de l'immigration (SI) et la Section d'appel de l'immigration (SAI). La CISR assure la justice administrative par l'entremise de ses bureaux régionaux de Toronto, Montréal et Vancouver. Environ les deux tiers des cas soumis à la CISR sont traités et instruits dans le bureau régional du Centre, à Toronto, tandis que le bureau régional de l'Est, situé à Montréal, gère 25 p. 100 des cas et le bureau régional de l'Ouest, situé à Vancouver, 10 p. 100.

Étant donné l'importance opérationnelle des bureaux régionaux, où se déroule la vaste majorité des principales activités de la CISR, la présente vérification a pour but d'établir dans quelle mesure ces bureaux se conforment aux politiques et procédures pertinentes de la Commission et du gouvernement du Canada afin d'offrir un milieu de travail sécuritaire, efficient et efficace. La validation indépendante issue de cette vérification a pour objectif de connaître avec précision le niveau de conformité ainsi que la mesure dans laquelle ses contrôles de gestion sont adéquats et efficaces.

1.2 Objectif de la vérification

Cette vérification avait pour objectif de fournir l'assurance que les processus administratifs appliqués dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques et procédures pertinentes de la CISR et du gouvernement du Canada, et d'évaluer la validité des contrôles de gestion en place dans ces processus administratifs.

1.3 Portée

La portée de cette vérification s'étendait à certains processus administratifs qui relèvent du contrôle des trois bureaux régionaux suivants de la CISR : le bureau régional du Centre (Toronto), le bureau régional de l'Est (Montréal) et le bureau régional de l'Ouest (Vancouver).

La vérification comprenait les processus administratifs suivants, dans la mesure où ils étaient utilisés dans les bureaux régionaux :

• les opérations financières telles que les comptes créditeurs et les règlements, les voyages et l'approvisionnement
• les services d'interprétation, notamment la rémunération et les contrats
• la gestion des ressources humaines (RH), notamment le respect de la législation sur les langues officielles et les pratiques de dotation
• la sécurité des personnes et des biens, y compris les renseignements personnels de nature délicate concernant les usagers du tribunal, en l'occurrence les demandeurs d'asile, les appelants et les intéressés.

La vérification ne comprenait pas les fonctionnalités de la technologie de l'information (TI), les questions de sécurité relatives aux processus de TI ni les activités essentielles comme la gestion des cas, le soutien au tribunal et le processus décisionnel.

1.4 Méthodologie

La vérification a été menée en trois phases distinctes. Au cours de la phase de planification, l'équipe de vérification a examiné les documents d'information pertinents et effectué des entrevues préliminaires avec les intervenants concernés à la CISR. Pendant la phase d'exécution, l'équipe de vérification a mené des entrevues détaillées et testé l'efficacité des principaux contrôles recensés dans le cadre de la mission dans chaque bureau régional. Enfin, durant la phase de compte rendu, elle a rédigé son rapport en s'appuyant sur les informations recueillies durant la phase d'exécution.

Cette mission avait pour objectif de vérifier l'efficacité des contrôles de gestion prévus dans les processus administratifs au sein des bureaux régionaux. La méthodologie d'échantillonnage choisie comprenait ce qui suit :

• par le biais de l'information sur les processus administratifs recueillie dans les bureaux régionaux, nous avons cerné les risques liés à ces processus en ce qui touche à leur conformité générale avec les politiques applicables et les principes d'une saine gestion financière;
• les contrôles conçus pour atténuer les risques ont été évalués pour vérifier leur exhaustivité et leur application;
• un échantillonnage discrétionnaire de transactions a été sélectionné pour évaluer l'efficacité des contrôles basé sur la fréquence de l'occurrence de chaque contrôle à l'intérieur d'une période de traitement.

1.5 Principales constatations et recommandations

Les constatations et recommandations liées à cette vérification ont été regroupées en deux catégories : celles qui s'appliquent à toutes les régions et celles qui sont propres à chaque bureau régional.

1.5.1 Principales constatations applicables dans tous les bureaux régionaux

Nous avons notamment constaté que :

1. Les recommandations faites à la suite des évaluations des menaces et des risques régionales (EMR) n'ont pas été mises en œuvre entièrement.
2. Il n'existe pas d'approche uniformisée pour gérer les audiences à haut risque.
3. Les dates des approbations prévues aux dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), conformément aux pouvoirs délégués, n'étaient pas consignées de manière uniforme.
4. Des limites ont été constatées quant au contrôle en application de l'article 34 de la LGFP et de l'assurance de la qualité¹ attestant de la conformité des paiements versés aux interprètes avec l'article 33 de cette même loi.

Les recommandations suivantes correspondent aux constatations ci-dessus et s'appliquent à tous les bureaux régionaux :

1. Élaboration d'une structure de sécurité régionale à l'échelle de la Commission pour appliquer pleinement la Politique de sécurité de la CISR dans les trois bureaux régionaux. Cette structure doit comprendre des responsabilités plus claires pour les agents de sécurité régionaux (ASR), les directeurs régionaux et l'agent de sécurité de la Commission (ASC) en ce qui concerne la sécurité. Une fois que des responsabilités et des mécanismes de reddition de compte plus clairs auront été établis afin de coordonner l'application du programme de sécurité de la CISR, il conviendrait d'élaborer et de mettre en œuvre une liste de priorités relatives aux recommandations en suspens.
2. Élaboration d'une procédure énonçant les mesures à prendre pour préparer les audiences à haut risque et pouvant être intégrée au cadre de sécurité régionale.
3. Utilisation des procédures financières existantes en matière de paiement et offrir de la formation aux gestionnaires sur l'importance des dates d'approbation pour étayer les certifications en vertu de la LGFP.
4. Mise à jour de la procédure financière concernant le traitement des paiements versés aux interprètes pour :
   • clarifier les responsabilités des agents régionaux des finances;
   • élaborer la liste de vérification du contrôle de qualité relative à l'article 33 de la LGFP et modifier l'actuelle liste de vérification relative à l'article 34 de la LGFP pour l'adapter aux paiements versés aux interprètes.

1.5.2 Principales constatations applicables à des régions particulières

Les constatations et recommandations particulières et applicables à chaque bureau régional sont indiquées aux sections 5.0, 6.0 et 7.0 du présent rapport.

Les réponses de la direction et les plans d'action correspondant à toutes les recommandations figurent à l'annexe B du rapport.

1.6 Conclusion

La vérification des bureaux régionaux de la CISR a été réalisée de décembre 2007 à janvier 2008. Cette vérification a été effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) et aux normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes (IVI). Nous estimons que des procédés de vérification suffisants et appropriés ont été suivis pour appuyer la fiabilité des observations, des recommandations et des conclusions contenues dans ce rapport.

Bien que nous ayons relevé certaines exceptions, nos procédés de vérification permettent d'appuyer les conclusions suivantes en ce qui concerne les processus administratifs dans les bureaux régionaux :

• les processus administratifs sont généralement conformes aux politiques et procédures pertinentes du gouvernement du Canada et de la CISR;
• les contrôles de gestion connexes reflètent généralement les objectifs d'efficacité en matière de conception et de fonctionnement liés aux critères détaillés indiqués à l'annexe A.

Ces conclusions sont fondées sur l'examen des échantillons de dossiers et de transactions datés du 1^er avril 2007 au 30 novembre 2007. Nous ne formulons donc pas d'avis sur l'ensemble des transactions administratives exécutées dans les bureaux régionaux au cours de cette période. Nous encourageons les lecteurs à consulter les conclusions, les observations et les recommandations contenues dans ce rapport, car elles indiquent à la direction des possibilités pour améliorer la conformité générale ainsi que l'applicabilité et l'efficacité de ses contrôles.

2 INTRODUCTION

2.1 Contexte

La CISR est le plus grand tribunal administratif indépendant du Canada. Au nom des Canadiens, la CISR rend des décisions éclairées de manière efficace, équitable et conforme à la loi, les cas d'immigration et de statut de réfugié. Le président de la CISR rend compte au Parlement par l'entremise du ministre de la Citoyenneté et de l'Immigration. Le président assure également le leadership et l'orientation de l'organisation de même que la supervision et la direction des travaux et du personnel de la Commission.

La CISR s'acquitte de son mandat par l'intermédiaire de ses trois sections : la SPR, la SI et la SAI. La CISR assure la justice administrative par l'entremise de ses bureaux régionaux de Toronto, Montréal et Vancouver. Chaque année, la CISR statue sur plus de 40 000 cas. Environs les deux tiers des cas soumis à la CISR sont traités et instruits à Toronto, tandis que Montréal gère 25 p. 100 des cas et Vancouver, 10 p. 100. Un petit nombre d'audiences ont lieu également dans plusieurs autres villes.

La CISR a l'obligation fiduciaire de veiller à ce que ses activités, dont le soutien à ses fonctions administratives, soient conformes à ses propres politiques et procédures ainsi qu'aux exigences fixées par le gouvernement du Canada. La bonne réputation de la Commission revêt une importance cruciale étant donné le rôle important qu'elle remplisse dans la société canadienne et un cadre de contrôle de gestion sur les processus financiers et administratifs clés devient donc essentiel afin de protéger les fonds publics et de sauvegarder la confiance du public.

La CISR continue à investir dans divers contrôles de gestion qui sont conçus pour assurer l'efficience, l'efficacité et la sécurité de ses activités. Afin de fournir à la direction de la CISR des renseignements sur l'applicabilité et l'efficacité de ces contrôles, une vérification des bureaux régionaux de la CISR a été effectuée. Cette vérification visait à fournir à la direction de la CISR un niveau d'assurance indépendant de la bonne conception et de l'efficacité opérationnelle de ces principaux contrôles, qui sont essentiels à la gestion des secteurs les plus à risque en ce qui a trait aux opérations financières, aux services d'interprétation, à la gestion des ressources humaines et à la sécurité.

2.2 Objectif de la vérification

Cette vérification avait pour objectif de fournir l'assurance que les processus administratifs appliqués dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques et procédures pertinentes de la CISR et du gouvernement du Canada, et d'évaluer la validité des contrôles de gestion en place dans les processus administratifs visés.

2.3 Portée

La portée de cette vérification s'étendait à certains processus administratifs qui relèvent du contrôle des trois bureaux régionaux suivant de la CISR :

• le bureau régional du Centre (Toronto)
• le buerau régional de l'Est (Montréal)
• le bureau régional de l'Ouest (Vancouver)

Les processus administratifs examinés, dans la mesure où ils étaient exécutés dans les bureaux régionaux, étaient notamment les suivants :

• Opérations financières
  • Comptes créditeurs et règlements
  • Voyages
  • Approvisionnement
  • Cartes d'achat
• Services d'interprétation
  • Contrats d'interprétation
  • Paiements versés aux interprètes
• Gestion des ressources humaines
  • Langues officielles
  • Pratiques de dotation
• Sécurité
  • Sécurité et protection des personnes, des biens et des renseignements
  • Des vérifications sur place ont eu lieu dans chaque bureau régional entre décembre 2007 et janvier 2008. Les transactions sélectionnées pour constituer l'échantillon qui a été examiné pour vérifier l'efficacité des contrôles de gestion avaient eu lieu entre le 1^er avril 2007 et le 30 novembre 2007.
  • La vérification ne comprenait pas les fonctionnalités de la TI, ni les questions relatives à la sécurité de TI ni les activités essentielles comme la gestion des cas, le soutien au tribunal et le processus décisionnel.

2.4 Méthodologie

La vérification des bureaux régionaux de la CISR s'est déroulée en trois phases :

• Planification;
• Vérification sur place et analyse;
• Compte rendu.

Planification

Les étapes suivantes ont été réalisées durant la phase de planification :

• examen de la documentation de fond pertinente et des politiques applicables;
• entrevues préliminaires avec des représentants de la haute direction sélectionnés au siège de la CISR;
• entrevues préliminaires avec chaque directeur régional et des représentants régionaux appropriés.

Ces entrevues et descriptions de processus avaient pour but de valider les besoins de la CISR et de cerner les secteurs de risque associés aux processus administratifs exécutés dans les régions. À la suite des entrevues, de l'examen des documents clés et de l'exercice qui a permis de cerner et d'analyser les risques, nous avons élaboré des critères de vérification en fonction des objectifs de vérification établis – voir les détails à l'annexe A.

Vérification sur place

Une vérification sur place a été effectuée dans chacun des trois bureaux régionaux, et comprenait les activités suivantes :

• revue détaillée de chaque processus administratif inclus dans la vérification;
• examen par sondage de l'efficacité des contrôles clés et de la conformité dans chaque région à partir d'un échantillon de transactions pour chaque processus administratif;
• bilan présenté aux représentants de la direction dans chaque bureau régional avant la fin de chaque visite;
• résumé et analyse des résultats ayant trait aux principales faiblesses des contrôles et aux points communs entre les bureaux régionaux.

Cette mission avait pour objectif d'évaluer l'efficacité des contrôles de gestion prévus dans les processus administratifs au sein des bureaux régionaux. La méthodologie d'échantillonnage choisie, et sur laquelle nous nous appuyons pour donner une assurance raisonnable, comprend les éléments suivants :

• À l'aide de l'information sur les processus administratifs, recueillie dans les bureaux régionaux, nous avons cerné les risques liés à ces processus en ce qui touche à leur conformité générale avec les politiques applicables et les principes d'une saine gestion financière;
• Les contrôles conçus pour atténuer les risques ont été évalués pour vérifier leur exhaustivité et leur pertinence;
• Un échantillonnage discrétionnaire de transactions a été sélectionné pour évaluer l'efficacité des contrôles basé sur la fréquence de l'occurrence de chaque contrôle à l'intérieur d'une période de traitement.

Compte rendu

Cette phase comprenait l'élaboration du rapport de vérification à partir des informations pertinentes recueillies durant la phase de vérification sur place du mandat. L'équipe de vérification a informé la haute direction, à Ottawa, des résultats de l'examen.

La vérification des bureaux régionaux de la CISR a été effectuée conformément aux normes pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'IVI conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT.

2.5 Critères de vérification

En tenant compte de l'objectif de la vérification, nous avons élaboré une série de critères destinés aux processus administratifs examinés à la lumière des politiques et règlements applicables, et plus particulièrement des politiques de la CISR et du SCT et de la LGFP. La liste détaillée des critères utilisés pour cette vérification figure à l'annexe A de ce rapport.

3 PROCESSUS RÉGIONAUX

3.1 Transactions financières

3.1.1 Approvisionnement

Le processus d'approvisionnement en place dans les bureaux régionaux de la CISR comprend l'achat de biens et de services limités, comme des fournitures de bureau et du matériel pour des vidéoconférences. Selon la matrice de délégation des pouvoirs, les dépenses engagées par les régions sont soumises à des plafonds peu élevés, car les contrats d'approvisionnement plus importants doivent être traités par l'intermédiaire du siège de la CISR. Les contrats de services d'interprétation sont gérés par le Greffe.

Conformément à la Politique des marchés du SCT et à la LGFP, le processus d'approvisionnement est engagé lorsqu'un gestionnaire de centre de responsabilité (GCR) remplit un « Formulaire de demande » pour l'acquisition d'un bien ou d'un service, conformément au pouvoir qui lui est délégué. Il incombe au GCR de s'assurer qu'il existe des fonds suffisants et de fournir la certification nécessaire à l'engagement des fonds prévue à l'article 32 de la LGFP.

Une fois le formulaire rempli et vérifié, l'agent d'approvisionnement consulte la base de données de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), pour vérifier s'il existe une convention d'offre à commande (COC) ou un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA) dont il pourrait se servir, et détermine le prix approximatif du bien ou service demandé. S'il existe une COC ou un AMA approprié, l'agent d'approvisionnement crée une commande subséquente à une COC ou un AMA et reçoit une proposition de prix pour le bien ou le service. S'il n'existe pas de COC ou d'AMA approprié, l'agent d'approvisionnement rédige une demande de propositions, sollicite trois (3) propositions d'entreprises qui fournissent les biens ou services demandés, et sélectionne l'offre la moins chère. Un bon de commande ou un Contrat de services professionnelles est alors émis à la compagnie. Étant donné que les bureaux régionaux ne peuvent attribuer que des contrats de faible valeur, une proposition est suffisante et justifiable. Dans les cas où il n'existe qu'un seul fournisseur du bien ou service demandé, le GCR doit rédiger une justification de fournisseur unique.

À la conclusion du contrat ou de la demande d'achat, l'agent d'approvisionnement inscrit les informations du contrat dans un « Registre des achats » et passe la commande du bien ou du service.

3.1.2 Comptes créditeurs

Les comptes créditeurs correspondent au paiement des factures des biens et services. À la réception des biens, l'agent d'approvisionnement confirme que les biens reçus correspondent à la commande et les envoies au GCR qui a commandé les biens. Après vérification de la concordance entre la facture et les documents justificatifs correspondants, la facture est envoyée au GCR, qui la vérifie et donne l'approbation prévue à l'article 34 de la LGFP (conformément à la liste de vérification relative à l'article 34 de la LGFP). Le GCR est chargé d'examiner la facture, le bordereau d'emballage et de vérifier une dernière fois que la valeur en dollars et la quantité facturée correspondent au contrat.

Une fois approuvée, la facture est renvoyée au commis aux finances qui fait une dernière vérification. Le commis aux finances inscrit le montant dans le Système de gestion financière (SGF), vérifie que le compte (conformément à la liste de vérification pour l'assurance de la qualité prévue à l'article 33 de la LGFP) et le transmet à l'agent des finances pour que des fonds soient libérés en vue du paiement (selon l'approbation prévue à l'article 33 de la LGFP).

3.1.3 Cartes d'achat

Des cartes d'achat sont utilisées par un nombre limité d'employés régionaux, selon les besoins. Conformément au processus d'approvisionnement, tout achat effectué au moyen d'une carte d'achat doit être approuvé à l'avance. Les consignes concernant les achats qui peuvent être effectués au moyen de la carte d'achat sont fournies dans la Directive financière produite par le siège de la CISR. Le montant maximum par transaction est fixé à 5 000 $, sous réserve d'un plafond mensuel de 25 000 $.

Une fois l'achat effectué, le titulaire de la carte annexe le reçu aux documents justificatifs et la fait parvenir au GCR qui a présenté la demande du bien ou du service à l'origine, pour obtenir l'approbation prévue à l'article 34 de la LGFP. Après réception et vérification du reçu, le commis aux finances inscrit la dépense dans le SGF.

Le paiement des biens et services achetés au moyen d'une carte d'achat est effectué au siège de la CISR. Chaque titulaire de carte prépare un journal des achats rapproché de son relevé mensuel pour inclusion dans le SGF. Un processus de rapprochement a lieu dans chaque région pour vérifier la concordance des paiements centralisés effectués et les transactions individuelles approuvées dans la région. Une procédure financière documentant le processus du paiement intégral est en place.

3.1.4 Voyages

Les commissaires, les agents du tribunal et d'autres membres du personnel voyagent pour participer à des audiences dans diverses villes et différents endroits. Les personnes devant voyager sont tenues de faire approuver à l'avance leurs déplacements par leur gestionnaire au moyen de l'outil de gestion électronique (OGM). Le gestionnaire approuve les déplacements en ligne et signe la demande d'autorisation de voyage et imprime une preuve de l'autorisation prévue nécessaire à l'engagement des fonds prévue à l'article 32 de la LGFP. Le voyageur reçoit alors un numéro d'autorisation de voyage généré à la suite de l'approbation effectuée en ligne par le gestionnaire.

Le voyageur doit conserver tous les reçus et preuves de dépenses professionnelles engagées pendant le voyage et doit se conformer à la Directive sur les voyages du (SCT). À son retour, le voyageur remplit une demande de remboursement des frais de voyage, qu'il transmet avec tous les reçus pertinents au GCR, qui les examine et les approuve. Le GCR examine la demande de remboursement de frais de voyage et en vérifie la conformité aux exigences de la CISR et du SCT.

Une fois que le GCR a approuvé et signé la demande de remboursement (sur support papier et au moyen de l'OGM) en application de l'article 34 de la LGFP, la demande de remboursement est envoyée à l'agent ou au service des finances pour que soient vérifiés son exactitude et sa conformité afin que l'on autorise le versement du paiement et qu'on donne l'approbation prévue par l'article 33 de la LGFP. Un guide de l'utilisateur OGD de la CISR a été élaboré pour documenter les processus de paiement relatif aux voyages.

3.2 Services d'interprétation

3.2.1 Contrats d'interprétation

La CISR a recours à des interprètes durant les audiences pour assurer l'efficacité et l'exactitude de la communication entre les demandeurs et les commissaires. Actuellement, la CISR a la capacité de tenir des audiences en 260 langues et dialectes. Tous les interprètes embauchés par contrat par la CISR sont tenus de se soumettre à un test de compétence, d'obtenir une autorisation de sécurité de niveau fiabilité approfondie et de signer un contrat d'interprétation type, qui énonce les conditions des services à fournir. Le contrat précise le taux de rémunération de l'interprète, la durée du contrat ainsi que la valeur maximum du contrat.

La CISR et le SCT se penchent, actuellement, sur le processus suivi pour engager des interprètes à contrat afin de s'assurer qu'il est conforme aux exigences du gouvernement du Canada, tout en tenant compte des difficultés que peut poser un processus concurrentiel et de la rareté des ressources disponibles en ce qui a trait aux services d'interprétation.

3.2.2 Paiements versés aux interprètes

Le mode de rémunération actuel des interprètes est un processus complexe auquel prennent part plusieurs parties pour s'assurer que les interprètes reçoivent un montant exact en paiement de leurs services, en temps opportun. Comme il est précisé dans le contrat d'interprétation, l'interprète est tenu d'arriver 15 minutes avant l'heure prévue dans le cas des audiences et 30 minutes avant l'heure prévue dans le cas des contrôles de motifs de détention. L'agent de service préposé aux cas qui est de service consigne l'heure d'arrivée et de départ de l'interprète dans le registre des feuilles de temps.

Les interprètes sont rémunérés en fonction des heures travaillées, selon les principes suivants :

• un minimum de 3 heures pour une demi-journée lorsqu'il n'y a pas de pause pour le dîner;
• un minimum de 6 heures pour une journée entière qui comprend une pause d'une demi-heure pour le dîner;
• un minimum de 5 heures pour les cas de la SAI lorsqu'il n'y a pas de pause pour le dîner.

En s'appuyant sur les heures d'arrivée et de sortie des interprètes consignées dans le Système de paiement des interprètes (SPI), le superviseur des interprètes (ou une personne désignée par ce dernier) vérifie toutes les transactions par rapport aux pièces justificatives, s'assure que les données sont complètes et exactes, et les approuve dans le SPI au moyen d'une clé d'autorisation et authentification électronique. Cette approbation par le biais du SPI constitue la preuve de la vérification en vertu de l'article 34 de la LGFP. Les transactions approuvées dans le SPI sont mises en lots et téléchargées dans le SGF. Le lot de paiements est imprimé à partir du SGF et transmis au Greffe. Le Greffe examine un échantillon de transactions et approuve le lot conformément aux dispositions de l'article 34 de la LGFP.

Sur réception du lot du SPI attesté en vertu de l'article 34 de la LGFP, l'agent des finances choisit au hasard, pour des fins de contrôle de la qualité de l'approbation obtenue en vertu de l'article 34 de la LGFP, un échantillon représentant 5 p. 100 des transactions du lot afin de remonter aux pièces justificatives (à savoir journal, feuille de temps, SPI et contrat signé avec l'interprète). Lorsque l'agent des finances a effectué cette vérification préalable, l'autorisation prévue à l'article 33 de la LGFP est donnée, et le paiement du lot est autorisé.

3.3 Gestion des ressources humaines

3.3.1 Processus de dotation

Le processus de dotation suivi dans les régions est engagé par le gestionnaire délégataire en collaboration avec l'agent des RH qui amorce les mesures de dotation selon le Plan stratégique des RH annuel approuvé. Le conseiller en ressources humaines (CRH) discute avec le GCR des particularités du type de poste à pourvoir, du processus de sélection et de la durée du contrat. Le processus de dotation peut se dérouler à l'interne ou à l'externe et faire l'objet d'une annonce ou non, chaque processus comportant une série de procédures précises qui doivent être conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP).

Les tâches propres à chaque mesure de dotation sont contrôlées au moyen d'une liste de vérification de dotation standard fournie par le siège de la CISR. Une personne investie du pouvoir approprié en matière de RH autorise le processus de dotation sur le formulaire de demande de mesure en matière de RH et donne l'approbation prévue à l'article 32 de la LGFP pour engager les fonds correspondant au nouveau poste.

Si le poste est ouvert à des candidats externes, l'annonce est affichée pendant un minimum de 48 heures sur le site www.emplois.gc.ca. Si le poste s'adresse à des candidats internes et est annoncé, il est affiché sur le site intranet de la Commission de la fonction publique (CFP). Toutes les candidatures soumises sont examinées pour vérifier si les candidats remplissent les exigences de base voulues. Les candidats admissibles retenus font l'objet d'évaluations supplémentaires au moyen d'autres outils d'évaluation pour déterminer s'ils possèdent les qualifications essentielles requises pour le poste.

Les candidats qui n'ont pas été retenus dans le cadre des processus de sélection internes sont informés lorsqu'ils ne répondent pas aux critères essentiels du poste. Les candidats ayant satisfait à toutes les conditions préalables doivent avoir leur autorisation de sécurité. Les candidats qui ont réussi sont avisés que leur candidature a été incluse dans un bassin de candidats en vue de postes futurs ou reçoivent une lettre d'offre. La lettre d'offre précise le poste, la rémunération et la date de début d'emploi.

3.3.2 Langues officielles

Tous les postes dans les régions ont des profils linguistiques particuliers fondés sur les exigences du poste. Les résultats de toutes les évaluations linguistiques sont versés au dossier des employés. On s'attend à ce que la CISRcommunique avec les usagers du tribunal et le public et leur offre des services dans les deux langues officielles.

3.3.3 Sécurité régionale

Même si CISR doit se conformer aux exigences de la Politique du gouvernement sur la sécurité (GPS), la sécurité revêt une importance encore plus cruciale étant donné les risques liés à la tenue de certaines audiences.

Tous les bureaux régionaux ont nommé un ASR qui est responsable de la sécurité des biens, des personnes et de l'information dans la région. L'ASR coordonne la mise en oeuvre du programme de sécurité de la CISR dans sa région, et ce, de concert avec l'ASC situé au siège. L'ASR s'assure que des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les régions et met en œuvre les initiatives du programme de sécurité élaboré par le siège de la CISR.

Les services de sécurité du siège de la CISR ont effectué récemment une évaluation des menaces et des risques (EMR) dans chaque bureau régional. Toutes les régions sont encore en train de mettre en œuvre les recommandations émanant des rapports régionaux d'EMR.

Les ASR gèrent les commissionnaires locaux et répondent à toutes les demandes d'information en matière de sécurité présentées par d'autres organismes gouvernementaux concernant des audiences à venir (à savoir renforcer les mesures de sécurité en place en ayant recours à du personnel hors service). Les ASR sont en outre responsables de la sécurité générale des bureaux administratifs et des salles d'audience dans la région (notamment la gestion de l'accès aux immeubles de la région et la sensibilisation à la sécurité).

Enfin, les ASR ont la responsabilité d'assurer la sécurité et la protection appropriée des renseignements Protégé B sensibles conservés dans la région en conformité avec la GPS et les normes afférentes.

4 OBSERVATIONS COMMUNES ET RECOMMANDATIONS

Chaque région a été examinée indépendamment, et nous avons aussi évalué l'uniformité du cadre de contrôle de gestion dans l'ensemble des régions. À partir de ces évaluations, nous avons pu identifier des faiblesses communes à tous les régions.

4.1 Sécurité régionale

4.1.1 Sous-critères de vérification

• Des contrôles adéquatement conçus et efficaces sont en place pour assurer une protection adéquate des biens (dont les actifs financiers, incorporels et immobilisés) dans les bureaux régionaux.
• Des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux régionaux pour prendre en compte la plus récente EMR et les risques accrus associés à la tenue de certaines audiences.

4.1.2 Suivi des EMR

Les recommandations faites à la suite des EMR régionales n'ont pas encore été mises en œuvre entièrement.

Dans le cadre du mandat des Services de sécurité organisationnelle, une EMR a été effectuée pour chaque région en 2006. Chaque EMR recensait des risques qui étaient propres au bureau régional concerné et d'autres qui étaient communs à toutes les régions.

Parmi les risques mis en relief dans les EMR, figuraient la sécurité physique des renseignements Protégés B situés à divers endroits dans les locaux de la CISR. Cette vérification a relevé plusieurs risques significatifs associés aux renseignements protégés de la CISR, en particulier concernant les dossiers physiques et électroniques qui sont emportés à l'extérieur des locaux.

Un examen du suivi donné aux EMR dans chaque région a permis de constater que, si les ASR ont donné suite à certaines des recommandations, de nombreux risques critiques n'ont fait l'objet d'aucune mesure. Les risques recensés qui n'ont fait l'objet d'aucun suivi font courir des risques à la CISR en cas d'atteinte à la sécurité.

Les responsabilités liées à la sécurité ne sont que l'un des secteurs de responsabilité des ASR. Généralement, les ASR ont d'autres responsabilités administratives dans la région, de sorte que ceux-ci doivent gérer de nombreuses priorités et n'ont pas toujours les outils ou la formation nécessaires pour s'occuper efficacement de tous les aspects de la sécurité dans les régions.

Bien que les Services de sécurité organisationnelle soient responsables des EMR et doivent rendre compte à l'administrateur général, ils ont eu en réalité des pouvoirs limités pour agir directement dans les bureaux régionaux afin de mettre en œuvre les recommandations des EMR. Les ASR relèvent directement des directeurs régionaux, consultent parfois l'ASC et d'autres gestionnaires de la sécurité organisationnelle en plus de leur rendre des comptes. Cette relation de coordination limitée avec l'ASC semble avoir émoussé l'urgence de la mise en œuvre des recommandations découlant des EMR. Sans l'appui de la haute direction, de l'ASC et des directeurs régionaux, il sera plus difficile d'engager des mesures pour parer aux risques recensés dans les EMR, et la sécurité des employés, des biens et de l'information de la CISR continueront d'être exposés à des risques.

4.1.3 Processus visant les audiences à haut risque

Il devrait y avoir une approche uniformisée pour gérer les audiences jugées plus à risque.

De temps à autres, les ASR sont prévenus par d'autres agences gouvernementales que des mesures de sécurité supplémentaires seraient nécessaires pour une audience à venir en raison du caractère sensible de l'affaire. Lorsqu'on estime qu'il est nécessaire de renforcer la sécurité, il est possible d'embaucher du personnel de sécurité supplémentaire pour assister à l'audience.

À l'heure actuelle, ni normes ni lignes directrices ne régissent la tenue des audiences jugées plus à risque. Par exemple, dans certains cas, après avoir été informé par d'autres organismes gouvernementaux de l'existence d'un risque accru pour la sécurité, l'ASR peut ne pas être d'accord sur l'évaluation et choisisse de ne pas prendre de mesures de sécurité supplémentaires. De la même façon, le commissaire devant présider l'audience peut demander des mesures de sécurité supplémentaires. L'une ou l'autre décision est prise lorsqu'il n'y a pas de pratiques exemplaires documentées couvrant ces types de situation.

Par conséquent, il est nécessaire d'établir une approche uniforme quant à la façon de traiter ces types d'audiences et de gérer les risques pour la sécurité.

4.1.4 Recommandation – Sécurité régionale

Nous recommandons que les Services de sécurité organisationnelle :

4.2 Transactions financières

4.2.1 Sous-critères de vérification

• Des contrôles opérationnels et financiers appropriés sont en place (et étayés par de la documentation suffisante) pour assurer la vérification et le paiement efficaces et efficients des comptes.
• Les autorisations, les vérifications et les décaissements relatifs aux créditeurs sont conformes aux politiques applicables de la CISR et du SCT, les paiements ont été autorisés par la personne investie des pouvoirs délégués approprié en la matière (articles 33 et 34 de la LGFP).
• Les paiements centralisés effectués d'après les transactions par carte d'achat ont été rapprochés des transactions approuvées (c'est-à-dire par les personnes investies des pouvoirs délégués en vertu de l'article 34).

4.2.2 Absence de preuve des dates d'approbation

La preuve que les dates des approbations prévues aux dispositions de la LGFP, conformément aux pouvoirs délégués, n'étaient pas consignées de manière uniforme dans toutes les régions.

Ainsi qu'il est prévu aux articles 32, 34 et 33 de la LGFP, l'acquisition et le paiement de biens et de services doivent être approuvés conformément à la matrice de délégation des pouvoirs financiers. Les fonds sont engagés conformément à l'article 32 de la LGFP, le GCR qui effectue le contrôle préalable et la vérification des biens ou services reçus et donne l'approbation prévue à l'article 34 et, enfin, la personne qui est investie du pouvoir prévu à l'article 33 termine la transaction en autorisant le versement du paiement.

Afin de démontrer que les exigences de la LGFP sont respectées et que ces contrôles financiers clés sont exécutés, il y a lieu de documenter et de conserver les approbations données en vertu des pouvoirs délégués appropriés. Il est également important de documenter la date d'approbation relative à l'article 34, car cela indique quand la transaction a été approuvée, ce qui, dans le cas d'un poste intérimaire, pourrait revêtir une importance cruciale pour démontrer que la matrice de délégation des pouvoirs a été respectée. La vérification par sondages effectuée dans toutes les régions a révélé que la consignation des dates associées aux diverses approbations requises par la LGFP n'était pas uniforme.

4.2.3 Recommandation – Opérations financières

Nous recommandons que les gestionnaires régionaux des finances :

4.3 Paiements versés aux interprètes

4.3.1 Sous-critères de vérification

• Il y a des contrôles en place pour veiller à ce que la passation de marchés de services d'interprétation soit conforme aux politiques de la CISR.
• Le processus de vérification des paiements versés aux interprètes assure la conformité avec les politiques et procédures de la CISR ainsi qu'avec les politiques applicables du SCT (y compris les articles 33 et 34 de la LGFP).

4.3.2 Mise en application de la vérification relative à l'article 34 de la LGFP et de échantillonnage aux fins de l'assurance de la qualité relative à l'article 33 de la LGFP

Toutes les régions ont démontré des faiblesses dans l'application du processus de vérification et de l'échantillonnage de transactions aux fins de l'assurance de la qualité prévus à l'article 34 quant à l'approbation des paiements par lot versés aux interprètes, conformément à l'article 33 de la LGFP.

Lorsque les paiements à verser aux interprètes ont été approuvés dans le SPI (confirmation de la vérification conformément à l'article 34 de la LGFP), ces paiements, sont mis en lots et transférés au SGF. Le rapport concernant le lot est envoyée à la personne autorisée aux fins de certification conformément à l'article 34 de la LGFP. Une fois certifié, le lot est renvoyé à l'agent régional des finances pour certification conformément à l'article 33 de la LGFP. Afin de faire en sorte que le lot de transactions soit complet, adéquat et exact, avant son approbation tel qu'il est prévu à l'article 33 de la LGFP, un échantillon de transactions représentant 5 p. 100 du lot est sélectionné au hasard et la documentation source correspondante (à savoir l'original des feuilles de temps, des horaires, des contrats) est demandée pour permettre à l'agent des finances d'effectuer un contrôle. Une procédure financière de la CISR sur le traitement des paiements versés aux interprètes et documente le processus connexe.

D'après l'examen des transactions relatives aux interprètes dans chaque région, des faiblesses limitées ont été décelées en ce qui concerne leur exécution opportune et la conservation d'éléments de preuve en appui du processus de vérification prévu à l'article 34. Les faiblesses relevées sont décrites de façon détaillée aux sections 5.0, 6.0 et 7.0 de ce rapport.

L'examen des transactions relatives aux interprètes dans les régions a, en outre, permis de relever des incohérences et des faiblesses dans l'approche de chaque région quant au processus d'échantillonnage prévu à l'article 33 de la LGFP. Les incohérences relevées étaient notamment les suivantes :

• fréquence et taille de l'échantillon – échantillon de 20 p. 100 sélectionné toutes les cinq semaines
• démarche suivie – aucune vérification par rapport à la documentation source originale
• exécution de la vérification – absence de documentation indiquant que la vérification a été effectuée

4.3.3 Recommandation – Paiements versés aux interprètes

Nous recommandons :

5 BUREAU RÉGIONAL DE L'EST

Le bureau régional de l'Est est situé à Montréal, au Québec. Les audiences de toutes les sections de la CISR ont lieu dans ce bureau, qui comporte des salles d'audience de diverses tailles et fonctionnalités.

Les locaux de la CISR sont situés dans un immeuble occupé exclusivement par le gouvernement fédéral. Le public a accès à l'aire de réception principale du bureau de la CISR durant les heures d'ouverture normales, mais l'accès aux étages est contrôlé par un commissionnaire et le système de carte d'accès.

5.1 Voyages

5.1.1 Sous-critères de vérification

• Des contrôles opérationnels et financiers appropriés sont en place (et étayés par de la documentation suffisante) pour assurer la vérification et le paiement efficient et efficace des comptes.
• Les autorisations, les vérifications et les décaissements relatifs aux créditeurs sont conformes aux politiques applicables de la CISR et du SCT, et les paiements ont été autorisés par les personnes investies du pouvoir délégué approprié en la matière (articles 33 et 34 de la LGFP).
• Le remboursement des frais de déplacement est conforme à la Directive sur les voyages du SCT et aux politiques applicables de la CISR concernant les voyages.

5.1.2 Autorisation préalable de voyager (article 32)

Les autorisations préalables de voyager du GCR n'étaient pas documentées de manière uniforme.

Pour être conformes à la Directive sur les voyages du SCT, les déplacements professionnels doivent être autorisés à l'avance et par écrit. Le GCR approprié autorise à l'avance le voyage en fournissant l'approbation prévue à l'article 32 de la LGFP sur le formulaire de voyage.

À partir de la vérification par échantillonnage effectuée dans le bureau régional, nous avons relevé trois (3) cas sur trente (30) pour lesquels il n'y avait aucune preuve d'autorisation préalable de voyager. Sans preuve d'autorisation préalable de voyager donnée par le GCR, la CISR ne peut démontrer qu'elle se conforme aux exigences du SCT.

5.1.3 Documentation de justification d'une non-conformité

Les cas de non-conformité à la Directive sur les voyages du SCT n'étaient pas justifiés de manière uniforme.

Lorsque les employés de la CISR sont en déplacement, ils doivent se conformer à la Directive sur les voyages du SCT et sont tenus de séjourner dans des hôtels approuvés au préalable, qui figurent sur la liste des hôtels de TPSGC. Les tarifs des hôtels ont été négociés pour l'ensemble du gouvernement fédéral et sont donc plus concurrentiels et économiques.

Les commissaires, les agents du tribunal et les autres employés peuvent séjourner dans un hôtel qui ne figure pas sur la liste des hôtels approuvés au préalable à condition que le tarif quotidien soit inférieur au tarif quotidien le plus élevé offert pour la ville concernée. Lorsqu'un employé doit séjourner dans un hôtel qui ne figure pas sur la liste et que le tarif quotidien n'est pas aussi concurrentiel que le tarif du gouvernement, une justification écrite doit accompagner la demande de voyage pour obtenir une autorisation préalable du GCR.

Notre vérification par échantillonnage a permis de relever douze (12) transactions sur trente (30) concernant des voyageurs de la CISR qui avaient séjournés dans des hôtels qui ne figuraient pas sur la liste des hôtels préalablement approuvés et pour lesquels il n'existait aucune preuve de justification ou d'approbation appropriée. Il se peut qu'une justification raisonnable du choix d'un hôtel qui ne figure pas sur la liste approuvée au préalable ait été fournie, mais sans documentation appropriée et sans approbation du raisonnement justifiant ce choix, la CISR ne peut démontrer qu'elle se conforme à la Directive sur les voyages du SCT.

5.1.4 Recommandations - Voyages

Nous recommandons que le directeur du bureau régional de l'Est, conjointement avec le gestionnaire régional des finances :

5.2 Services d'interprétation

Le bureau régional de l'Est a élaboré un système pour automatiser la consignation des entrées et sorties des interprètes afin d'améliorer l'exactitude des paiements.

On estimait que le processus suivi pour consigner l'entrée et la sortie des interprètes et s'assurer ainsi qu'ils étaient payés de manière appropriée, dans un bureau régional fort occupé, présentait, croyait-on, un risque plus élevé car il était entièrement manuel, ce qui augmentait le risque d'erreurs dans l'inscription des heures appropriées. Le processus suivi ensuite pour transférer l'information dans le SPI se faisait également manuellement, ce qui augmentait également le risque d'erreurs lors de la saisie des données.

Pour éliminer ces risques inhérents au processus, le bureau régional de l'Est a élaboré un système interne (application Site d'accueil) pour automatiser le processus d'entrée. Ce nouveau système a permis de réduire au minimum le temps nécessaire pour signaler l'arrivée et la sortie des interprètes et la saisie des données nécessaires pour consigner les heures d'arrivée et de sortie.

Le repérage des risques et des inefficacités du système existant, ainsi que l'élaboration de l'application Site d'accueil ont permis au bureau régional de l'Est de se doter d'un processus d'entrée et de sortie des interprètes plus efficace. Ces modifications ont également permis de réduire la congestion à l'entrée et donc de réduire le risque d'incidents de sécurité.

L'applicabilité du système interne Site d'accueil ou d'un processus semblable pourrait être prise en considération pour les autres régions.

5.3 Contrats d'interprétation

5.3.1 Sous-critère de vérification

Il y a des contrôles en place pour garantir que la passation de marchés de services d'interprétation est conforme aux politiques de la CISR.

5.3.2 Compétences linguistiques

Les dossiers des interprètes sélectionnés ne comprenaient pas les résultats des examens de compétence linguistique.

Afin que les commissaires et les agents du tribunal puissent avoir l'assurance que les interprètes sont en mesure de fournir des services de qualité dans la langue visée au contrat, la CISR demande à tous les interprètes de passer un examen de compétence linguistique (lorsqu'il est disponible) pour la langue visée au contrat. Ces examens sont gérés par le Greffe, et les résultats sont versés au dossier de l'interprète pour attester sa compétence dans la langue visée au contrat.

L'examen d'un échantillon de dossiers d'interprètes n'a révélé aucune pièce attestant les résultats des examens de compétence linguistique pour huit (8) des vingt-cinq (25) interprètes, et la compétence linguistique de ces interprètes n'a donc pas pu être évaluée.

5.3.3 Cote de sécurité

Les dossiers de certains des interprètes sélectionnés n'avaient pas de cote de sécurité valide.

Lorsqu'un interprète a réussi l'examen de compétence linguistique, la CISR engage une démarche en vue d'obtenir une cote de sécurité de niveau « fiabilité approfondie » pour l'interprète. L'obtention de cette cote sécurité est obligatoire, car les interprètes ont régulièrement accès à des renseignements de niveau Protégé B.

L'examen de l'échantillon de dossiers d'interprètes a révélé que, dans six (6) des vingt-cinq (25) dossiers vérifiés, les cotes de sécurité avaient expiré alors que ces interprètes étaient toujours inscrits comme interprètes « actifs ».

5.3.4 Contrats expirés

Les dossiers de certains des interprètes qui fournissent toujours des services à la CISR contenaient des contrats expirés.

Une fois qu'un candidat a réussi les examens de compétence linguistique et qu'il a obtenu une cote de sécurité valide, le Greffe rédige un contrat avec l'interprète. Ceci permet au Greffe de communiquer avec l'interprète pour des services de transcription, de traduction et d'interprétation lors de futures audiences de la CISR. Les contrats sont signés par la CISR et par l'interprète.

L'examen de l'échantillon des dossiers d'interprètes a révélé qu'un (1) sur vingt-cinq (25) qui était expiré, alors que l'interprète fournissait toujours ses services à la CISR.

5.3.5 Recommandations – Contrats d'interprétation

Nous recommandons que le Greffe :

5.4 Paiements versés aux interprètes

5.4.1 Sous-critères de vérification

• Il y a des contrôles en place pour garantir que la passation de marchés de services d'interprétation est conforme aux politiques de la CISR.
• Le processus à suivre pour vérifier les prestations et payer les interprètes assure la conformité avec les politiques et procédures de la CISR ainsi qu'avec les politiques applicables du SCT (y compris avec les dispositions des articles 33 et 34 de la LGFP).

5.4.2 Ordre des contrôles financiers

La vérification des services d'interprétation prévue à l'article 34 de la LGFP a été effectuée après l'autorisation du versement du paiement conformément à l'article 33.

Comme l'exige la LGFP, tout paiement est subordonné à une attestation d'une personne ayant la délégation de pouvoir nécessaire selon laquelle les travaux exécutés et les prix facturés sont conformes au contrat de l'interprète. Cette attestation prévue à l'article 34 est donnée par le Greffe pour le lot des services d'interprétation et est suivie par l'autorisation du versement du paiement prévue à l'article 33 par la personne ayant la délégation de pouvoir nécessaire.

Au cours de l'examen d'un échantillon de paiements par lot de services d'interprétation, nous avons relevé deux (2) paiements sur vingt-cinq (25) pour lesquels l'autorisation prévue à l'article 33 a été donnée avant l'approbation prévue à l'article 34. Sans confirmation des services rendus, il y a un risque qu'un paiement inapproprié soit versé.

5.4.3 Recommandation – Paiements versés aux interprètes

Nous recommandons que les agents régionaux des finances investis du pouvoir délégué prévu à l'article 33 de la LGFP :

5.5 Processus de dotation

5.5.1 Sous-critère de vérification

Les pratiques de dotation régionales sont conformes aux politiques de la CISR et de la LEFP.

5.5.2 Dossiers de dotation incomplets

Certains dossiers de dotation n'étaient pas assez documentés.

Tous les dossiers de dotation doivent être solides et contenir les détails nécessaires pour démontrer que l'on a exercé une diligence raisonnable, et que les politiques et processus actuels ont été respectés. C'est pourquoi le cycle de dotation actuel comprend une série de grandes étapes et d'approbations qui doivent être documentées. Selon le type de poste (temporaire, de durée déterminée, de durée indéterminée) et le processus de sélection, la CISR a créé une liste de vérification de dotation afin de s'assurer que toute la documentation requise est fournie et conservée.

À partir d'un examen par échantillonnage de mesures de dotation prises dans les régions, nous avons constaté que la documentation fournie dans les dossiers de dotation examinés était insuffisante. Nous avons toutefois remarqué, dans les dossiers de dotation plus récents que nous avons examinés, des améliorations de la qualité de la documentation versée aux dossiers. Voici deux exemples : dans un dossier il manquait une preuve de l'évaluation des candidats potentiels et des raisons pour lesquelles on a donné le poste au candidat retenu, et dans un autre il manquait une preuve indiquant pourquoi la mesure de dotation avait été entamée au départ.

5.5.3 Lettres adressées aux candidats qui n'ont pas été retenus

Certains dossiers de dotation examinés ne contenaient pas de preuve des avis envoyés aux candidats qui n'ont pas été retenus.

Conformément aux exigences de la LEFP, les employés doivent être informés par écrit, lorsque le processus d'évaluation complet est terminé, à une étape donnée, de la décision du gestionnaire de ne pas retenir leur candidature dans le cadre d'un processus de nomination interne. Cette politique doit être respectée lorsqu'un candidat a franchi certaines étapes du processus de dotation et a été admis dans un bassin plus restreint de candidats potentiels.

Lors de notre vérification par échantillonnage de mesures de dotation, nous n'avons trouvé de preuve qu'un avis avait été envoyé aux candidats écartés pour leur signaler qu'ils avaient éliminés du processus de nomination dans aucun des cinq dossiers de dotation examinés. Sans preuve indiquant que cette exigence clé avait été respectée, la CISR ne peut démontrer que ses pratiques sont conformes à la LEFP, car les candidats qui ne sont pas retenus ont le droit de recevoir une justification appropriée, en temps opportun, de la décision du gestionnaire de ne pas retenir leur candidature pour le poste à pourvoir. Une documentation insuffisante pourrait nuire également à la CISR dans l'éventualité où un candidat non retenu déposerait une plainte ou ferait appel.

5.5.4 Recommandation – Processus de dotation

Nous recommandons que le gestionnaire régional des RH :

5.6 Langues officielles

5.6.1 Sous-critère de vérification

• Tous les bureaux de la CISR sont désignés bilingues aux fins des communications et des services offerts au public.

5.6.2 Compétences linguistiques des titulaires de postes

Un employé régional sélectionné dans le cadre de la vérification par échantillonnage n'avait pas les compétences linguistiques exigées pour occuper son poste.

Un profil de compétences linguistiques est établi à l'avance pour tous les postes bilingues de la CISR. Cette exigence est déterminée au moment de la création du poste et dépend du type de responsabilités exercées (service au public, services personnels, services centraux, griefs et fonctions de supervision). Les agents du tribunal occupant un poste bilingue, par exemple, doivent avoir réussi l'examen de compétence linguistique de niveau CCC (lecture, rédaction et compétence orale) dans leur langue seconde.

Selon notre vérification par sondage d'un échantillon restreint, un (1) employé régional de la CISR, sur les dix (10) que nous avons examinés et qui devaient avoir un certain niveau de compétences linguistiques en langue seconde, ne satisfaisait pas à ce critère essentiel. Dans ce cas, le bureau régional pourrait veiller à ce qu'il suive une formation linguistique.

Le bureau régional de l'Est démontre sa capacité de communiquer avec les usagers du tribunal, les intervenants externes et le public dans les deux langues officielles à la réception et par téléphone.

5.6.3 Recommandation – Langues officielles

Nous recommandons que le directeur régional, avec l'aide du conseiller ou de la conseillère en RH :

5.7 Sécurité régionale

5.7.1 Sous-critère de vérification

• Des contrôles adéquatement conçus et efficaces sont en place pour assurer une protection convenable des biens (dont les actifs financiers, incorporels et immobilisés) dans les bureaux régionaux.
• Des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux régionaux pour prendre en compte la plus récente évaluation de la EMR et aux risques accrus associés à la tenue de certaines audiences.

5.7.2 Cartes d'accès

Une carte d'accès active remise à un employé qui avait démissionné récemment n'avait toujours pas été récupérée.

Les cartes d'accès sont utilisées comme principal moyen pour contrôler l'accès aux bureaux régionaux de la CISR au-delà des aires publiques et après les heures d'ouverture normales. L'ASR a la responsabilité de veiller à ce que seuls les employés de la CISR en cours d'emploi et autorisés (et autres intervenants autorisés) aient des cartes d'accès actives et que celles-ci sont programmées pour leur donner accès aux aires auxquelles ils doivent accéder, durant les périodes nécessaires, pour faire leur travail.

Selon notre vérification par sondage d'un échantillonnage restreint de cartes d'accès actives du bureau régional, une (1) carte d'accès, sur les cinq (5) que nous avons vérifiées, était toujours active et n'avait pas été récupérée, alors que l'employé avait démissionné récemment. Lorsque la CISR ne récupère pas et ne désactive pas en temps voulu une carte d'accès remise à une personne qui ne travaille plus pour elle, un risque subsiste que celle-ci puisse avoir accès aux locaux de la CISR sans y être autorisée.

5.7.3 Recommandation – Cartes d'accès

Nous recommandons que l'agent régional de sécurité :

6 BUREAU RÉGIONAL DU CENTRE

Le bureau régional du Centre est situé à Toronto, en Ontario. Les audiences de toutes les sections de la CISR ont lieu dans ce bureau, qui comporte 54 salles d'audience de diverses tailles et fonctionnalités.

L'immeuble du bureau de la région du centre de la CISR est occupé par divers autres locataires, qui vont de sociétés privées à des organismes du gouvernement fédéral. L'accès du public à l'étage où se trouvent les bureaux administratifs de la CISR est contrôlé. Le public a accès à tous les autres étages. Durant les heures d'ouverture normales, un commissionnaire est de service à chacun des quatre étages des salles d'audience.

6.1 Voyages

6.1.1 Sous-critères de vérification

• Des contrôles opérationnels et financiers appropriés sont en place (et étayés par de la documentation suffisante) pour assurer la vérification et le paiement efficient et efficace des comptes.
• Les autorisations, les vérifications et les décaissements relatifs aux comptes créditeurs sont conformes aux politiques applicables de la CISR et du SCT et ont été approuvées par les personnes investies des pouvoirs délégués en la matière (art. 33 et 34 de la LGFP).
• Le remboursement des frais de déplacement est conforme à la Directive sur les voyages du SCT et aux politiques applicables de la CISR relatives aux voyages.

6.1.2 Autorisation préalable de voyager (article 32)

Les autorisations préalables de voyager données par le GCR n'étaient pas documentées de manière uniforme.

Pour être conformes à la Directive sur les voyages du SCT, les déplacements professionnels doivent être autorisés à l'avance et par écrit. Le GCR approprié autorise à l'avance le voyage en fournissant l'approbation prévue à l'article 32 de la LGFP sur le formulaire de voyage.

Lors de la vérification par échantillonnage effectuée dans le bureau régional, nous avons relevé trois (3) cas sur vingt-cinq (25) pour lesquels il n'y avait aucune preuve d'autorisation préalable de voyager. Sans une preuve de l'autorisation préalable de voyager donnée par le GCR, la CISR ne peut démontrer qu'elle se conforme aux exigences du SCT.

6.1.3 Recommandation - Voyages

Nous recommandons que le gestionnaire régional des finances :

6.2 Approvisionnement

6.2.1 Sous-critères de vérification

• Les processus de passation de marchés dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques d'approvisionnement du SCT (y compris les dispositions de l'art. 32 de la LGFP relative à la délégation du pouvoir de signature).
• Les processus de passation de marchés dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques de la CISR et se limitent aux marchés de moins de 10 000 $, aux marchés de services d'interprétation et aux transactions sur carte d'achat.

6.2.2 Justification de marchés à fournisseur unique

Un dossier de contrat sélectionné ne contenait pas de preuve de la justification requise en cas d'attribution d'un contrat à un fournisseur unique.

L'objectif du processus d'approvisionnement du gouvernement est d'acquérir les biens et services selon une méthode qui favorise l'accès, la concurrence et l'équité, et procure à l'État la meilleure valeur ou, le cas échéant, la combinaison d'avantages la plus équilibrée. C'est pourquoi la Politique sur les marchés du SCT exige la justification de toutes les décisions de passer un contrat avec un fournisseur de biens ou de services.

Lors de la vérification par échantillonnage limité de marchés passés par la Région du Centre, nous avons relevé, dans (1) un dossier de contrat sur quinze (15) qui n'avait pas été soumis à un appel d'offres concurrentiel, l'absence d'une preuve de justification de marché à fournisseur unique. Faute de conserver une telle preuve, la CISR ne peut démontrer qu'elle se conforme à la Politique sur les marchés du SCT.

6.2.3 Recommandation - Approvisionnement

Nous recommandons que le gestionnaire régional de l'administration :

6.3 Contrats d'interprétation

6.3.1 Sous-critère de vérification

Des mesures de contrôle sont en place pour garantir que la passation de marchés de services d'interprétation est conforme aux politiques de la CISR.

6.3.2 Compétences linguistiques

Les résultats des examens de compétence linguistique étaient absents des dossiers des interprètes sélectionnés.

Afin que les commissaires et les agents du tribunal puissent avoir l'assurance que les interprètes sont en mesure de fournir des services de qualité dans la langue visée au contrat, la CISR demande à tous les interprètes de passer un examen de compétence linguistique (lorsqu'il est disponible) pour la langue visée au contrat. Ces examens sont gérés par le Greffe, et les résultats sont versés au dossier de l'interprète pour attester sa compétence dans la langue visée au contrat.

Lors de l'examen par échantillonnage de dossiers d'interprètes, nous n'avons trouvé aucune pièce attestant les résultats des examens de compétence linguistique dans dix (10) dossiers d'interprètes sur vingt-cinq (25) et la compétence linguistique de ces interprètes n'a donc pas pu être évaluée.

6.3.3 Cote de sécurité

Les dossiers des interprètes sélectionnés ne comprenaient aucune pièce attestant l'obtention d'une cote de sécurité valide.

Lorsqu'un interprète a réussi l'examen de compétence linguistique, la CISR engage une démarche en vue d'obtenir une cote de sécurité de niveau « fiabilité approfondie » pour l'interprète. L'obtention de cette cote sécurité est obligatoire car les interprètes ont régulièrement accès à des renseignements de niveau Protégé B.

Au cours de notre vérification d'un échantillon de dossiers d'interprètes, nous avons constaté, dans trois (3) des vingt-cinq (25) dossiers vérifiés, que les cotes de sécurité avaient expiré alors que ces interprètes fournissaient toujours leurs services et figuraient encore sur la liste des interprètes « actifs ».

6.3.4 Recommandations – Contrats d'interprétation

Nous recommandons que le Greffe :

6.4 Paiements versés aux interprètes

6.4.1 Sous-critères de vérification

• Des mesures de contrôle sont en place pour garantir que la passation de marchés de services d'interprétation est conforme aux politiques de la CISR.
• Le processus à suivre pour la vérification des prestations et les paiements versés aux interprètes assure la conformité avec les politiques et procédures de la CISR ainsi qu'avec les politiques applicables du SCT (y compris avec les articles 33 et 34 de la LGFP).

6.4.2 Conformité dans les termes et les conditions du contrat

Certains paiements versés pour des services d'interprétation ne sont pas conformes à des dispositions spécifiques des contrats des interprètes.

Des contrats type de services d'interprétation sont en place pour chaque interprète utilisé. Ces contrats établissent les modalités de paiement des services d'interprétation et de traduction fournis. Les contrats sont uniformisés et utilisés dans tous les bureaux régionaux de la CISR. La journée de travail standard établie au contrat est la suivante :

• Interprètes engagés pour la journée complète : un minimum garanti de six (6) heures est payé à l'interprète lorsque, au moment où ses services sont retenus, on lui demande d'être disponible durant toute la journée
• Interprètes engagés pour la demi-journée : un minimum garanti de trois (3) heures est payé à l'interprète qui est embauché pour une demi-journée, à savoir pour une matinée ou un après-midi seulement.

Lors de la vérification par échantillonnage des paiements versés aux interprètes, nous avons relevé que les interprètes étaient régulièrement payés pour un minimum de quatre (4) heures de travail lorsqu'ils étaient engagés pour des demi-journées. Le temps excédentaire qui a été payée aux interprètes n'est pas conforme au contrat signé par la Commission; toutefois cette pratique a été acceptée dans la région en raison de la forte concurrence dans le marché de Toronto pour un nombre limité d'interprètes. Aucune preuve n'a été produite pour montrer que cette décision avait reçu l'approbation de la haute direction, et cette décision a donc entraîné un non-respect régulier des contrats des interprètes par la Commission pour ces services.

Nous avons en outre découvert des faiblesses dans les contrôles de validation automatisés du SPI et dans le processus de contrôle manuel effectué pour étayer l'approbation prévue à l'article 34 de la LGFP des transactions par lots des paiements versés aux interprètes. Il en a résulté des paiements supplémentaires dans huit (8) cas sur vingt-cinq (25) de l'échantillon sélectionné. Les paiements supplémentaires relevés étaient attribuables au fait que le système SPI avait accepté des incréments qui n'étaient pas de 15 minutes et à des erreurs commises lors de la saisie des données qui avaient donné lieu à des heures de fin d'audience improbables (c'est-à-dire tard le soir).

6.4.3 Documentation source incomplète

La documentation source des transactions relatives aux interprètes et fournissant une preuve importante des services rendus n'a pas été trouvée.

Lorsque l'interprète arrive à une audience, l'agent de service inscrit son heure d'arrivée dans un registre des feuilles de présence, et cette information est par la suite transférée manuellement dans le SPI. Un contrôle clé dans ce processus est effectué par le Greffe (ou un délégué) qui examine la documentation source pour vérifier le nombre d'heures effectuées par l'interprète et s'assurer qu'il correspond aux données saisies dans le SPI.

Lors de la vérification par échantillonnage d'opérations relatives aux interprètes, nous avons relevé quatre (4) opérations sur vingt-cinq (25) pour lesquelles il n'existait pas de registre de feuilles de présence pour permettre au Greffe de vérifier les heures par rapport à la documentation source. Sans le registre de feuilles de présence rempli à la main, la CISR ne peut démontrer que le montant versé à l'interprète a été vérifié par rapport à la documentation source originale pour étayer l'approbation prévue à l'article 34 de la LGFP.

6.4.4 Approbation incorrecte

Certains paiements versés à des interprètes ont été autorisés par un employé qui ne possédait pas le pouvoir délégué sur le centre de responsabilité concerné.

L'acceptation des services des d'interprétation est autorisée par le Greffe qui signe à titre de personne investie du pouvoir délégué prévu à l'article 34 de la LGFP. Pour respecter la Loi sur la gestion des finances publiques, il faut que le Greffe ait reçu la délégation de pouvoir appropriée pour approuver une telle opération financière.

Pour onze (11) sur vingt-cinq (25) transactions liées aux paiements versés aux interprètes et qui ont fait l'objet de la vérification par échantillonnage, l'autorisation donnée par le Greffe à titre de personne investie du pouvoir prévu à l'article 34 de la LGFP n'était pas valable, car le pouvoir qui lui avait été délégué avait expiré au moment où les services avaient été rendus. Le Greffe n'avait donc pas le pouvoir d'approuver ces transactions pour autoriser leur traitement et le versement du paiement.

6.4.5 Recommandations – Paiements versés aux interprètes

Nous recommandons que le Greffe :

Nous recommandons que le gestionnaire régional des finances :

6.5 Langues officielles

6.5.1 Sous-critère de vérification

Tous les bureaux de la CISR sont désignés bilingues aux fins des communications et des services offerts au public.

6.5.2 Communication avec le public

Le bureau régional du Centre démontre la capacité de communiquer avec les usagers du tribunal, les intervenants externes et le public dans les deux langues officielles à la réception et par téléphone, tous les bureaux de la CISR étant désignés bilingues aux fins des communications et des services offerts au public.

6.6 Sécurité régionale

6.6.1 Sous-critères de vérification

• Des contrôles adéquatement conçus et efficaces sont en place pour assurer une protection convenable des biens (dont les actifs financiers, incorporels et immobilisés) dans les bureaux régionaux.
• Des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux régionaux pour prendre en compte la plus récente évaluation de la menace et des risques (EMR) et aux risques accrus associés à la tenue de certaines audiences.

6.6.2 Cartes d'accès

Un nombre significatif de cartes d'accès actives n'ont pu être retrouvées.

Les cartes d'accès sont utilisées comme principal contrôle d'accès aux bureaux régionaux de la CISR au-delà des aires publiques et après les heures d'ouverture normales. L'ASR a la responsabilité de veiller à ce que seuls les employés de la CISR en cours d'emploi et autorisés, et autres intervenants autorisés détiennent des cartes d'accès actives et que celles-ci soient programmées pour leur donner accès aux aires auxquelles ils doivent accéder, durant les périodes nécessaires, pour faire leur travail.

La vérification limitée de cartes d'accès actives du bureau régional a permis de constater que trente-quatre (34) cartes d'accès actives qui avaient été attribuées temporairement étaient introuvables, ce qui augmente le risque que des personnes non autorisées aient accès aux locaux de la CISR.

6.6.3 Recommandation – Cartes d'accès

Nous recommandons que l'ASR :

7 BUREAU RÉGIONAL DE L'OUEST

Le bureau régional de l'Ouest est situé à Vancouver, en Colombie-Britannique. Les audiences de toutes les sections de la CISR se déroulent dans ce bureau, qui comporte 14 salles d'audience de diverses tailles et fonctionnalités.

L'immeuble où se situe ce bureau régional est un immeuble du gouvernement fédéral, occupé uniquement par des locataires du gouvernement fédéral. Le public a accès à tous les étages. Durant les heures d'ouverture normales, un commissionnaire est posté à chacun des étages où se trouvent des salles d'audience.

7.1 Approvisionnement

7.1.1 Sous-critères de vérification

• Les processus de passation de marchés dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques d'approvisionnement du SCT (y compris aux dispositions de l'article 32 de la LGFP relatives à la délégation du pouvoir de signature).
• Les processus de passation de marchés dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques de la CISR et se limitent aux marchés de moins de 10 000 $, aux marchés de services d'interprétation et aux transactions sur carte d'achat.

7.1.2 Absence de preuve pour étayer le processus d'approvisionnement

Une absence de preuve pour étayer le processus d'approvisionnement a été relevée dans certains dossiers de contrats examinés.

Le processus d'approvisionnement exige qu'une copie de chaque contrat soit conservée au dossier et puisse être facilement consultée par les gestionnaires de centre de responsabilité (GCR), les agents des finances et les agents d'approvisionnement pour pouvoir s'y reporter chaque fois qu'ils reçoivent et vérifient une facture produite pour le contrat. Le GCR et/ou l'agent des finances vérifie la facture par rapport au contrat afin de valider la quantité, la qualité des biens ou services ainsi que le prix négocié.

Au cours de la vérification par échantillonnage de marchés passés dans la région, nous avons constaté qu'il manquait un (1) dossier de contrat sur six (6) à ce moment-là, mais il nous a été fourni plus tard. Dans un autre cas, la documentation du processus de soumission, y compris la demande de soumission formelle et l'évaluation des soumissions, n'avaient pas été versées au dossier.

Sans dossier de contrat complet et solide, la CISR ne peut démontrer qu'elle a suivi un processus d'approvisionnement juste et transparent. En outre, sans un contrat à jour au dossier, il peut arriver que des factures soumises pour les contrats soient payées sans que les modalités du contrat aient été complètement vérifiées.

7.1.3 Recommandation – Approvisionnement

Nous recommandons que le gestionnaire régional de l'administration :

7.2 Paiements versés aux interprètes

7.2.1 Sous-critères de vérification

• Des mesures de contrôle sont en place pour garantir que la passation de marchés de service d'interprétation est conforme aux politiques de la CISR.
• Le processus à suivre pour la vérification des prestations et les paiements versés aux interprètes assure la conformité avec les politiques et procédures de la CISR ainsi qu'avec les politiques applicables du SCT (y compris les articles 33 et 34 de la LGFP).

7.2.2 Documentation source incomplète

La documentation source des transactions relatives aux interprètes et fournissant une preuve importante des services rendus n'a pas été trouvée.

Lorsque l'interprète arrive à une audience, l'agent de service inscrit son heure d'arrivée dans un registre des feuilles de présence, puis cette information est transférée manuellement dans le SPI. Un contrôle clé dans ce processus est effectué par le Greffe (ou un délégué) qui examine la documentation source pour vérifier le nombre d'heures effectuées par l'interprète et s'assurer qu'il correspond aux données saisies dans le SPI.

Lors de la vérification par échantillonnage d'opérations relatives aux interprètes, nous avons relevé sept (7) opérations sur vingt-cinq (25) pour lesquelles il n'existait pas de registre de feuilles de présence pour permettre la vérification des heures par rapport à la documentation source. Sans le registre des présences rempli à la main, la CISR ne peut démontrer que le montant versé à l'interprète a été vérifié par rapport à la documentation source originale pour étayer l'approbation prévue à l'article 34 de la LGFP.

7.2.3 Recommandation – Paiements verses aux interprètes

Nous recommandons que le Greffe :

7.3 Langues officielles

7.3.1 Sous-critère de vérification

Tous les bureaux de la CISR sont désignés bilingues aux fins des communications et des services offerts au public.

7.3.2 Communication avec le public

Le bureau régional de l'Ouest démontre la capacité de communiquer avec les usagers du tribunal, les intervenants externes et le public dans les deux langues officielles à la réception et par téléphone.

7.4 Sécurité régionale

7.4.1 Sous-critères de vérification

• Des contrôles adéquatement conçus et efficaces sont en place pour assurer une protection convenable des biens (dont les actifs financiers, incorporels et immobilisés) dans les bureaux régionaux.
• Des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux régionaux pour prendre en compte la plus récente évaluation de la EMR et aux risques accrus associés à la tenue de certaines audiences.

7.4.2 Accès au couloir protégé en cas d'urgence

Les mesures de sécurité physiques actuelles des salles d'audience pourraient empêcher l'accès au couloir protégé en cas d'urgence.

Chaque salle d'audience est équipée de contrôles de sécurité pour minimiser les dangers que pourraient courir les commissaires, les employés de la CISR ainsi que les intervenants ou les membres du public.

Afin de minimiser les risques que des personnes non autorisées pénètrent dans le couloir protégé à partir des salles d'audience accessibles au public, un système de sécurité a été installé sur la porte qui donne sur le couloir protégé. Cependant, le système de sécurité en place pourrait retarder l'accès direct et sécuritaire du commissaire et des employés à des aires protégées en cas d'urgence.

7.4.3 Recommandation – Sécurité régionale

Nous recommandons que l'ASR :

8 CONCLUSION

Nous avons constaté que les processus administratifs des régions comportent des contrôles bien conçus. De plus, selon le travail accompli, l'interprétation et le fonctionnement de ces contrôles étaient généralement efficaces, sauf en ce qui concerne les aspects suivants :

• l'état de la mise en œuvre des recommandations faites à la suite des évaluations des menaces et des risques;
• la vérification des paiements versés aux interprètes.

Par ailleurs, la mise en œuvre inégale de certains contrôles a fait en sorte que les bureaux régionaux n'ont pas été en mesure de démontrer de façon constante qu'ils se conformaient aux normes et politiques applicables.

Les détails de ces questions et les recommandations correspondantes ont été décrites plus en détail dans les sections précédentes.

8.1.1 Recommandation – Principaux contrôles régionaux

Pour atténuer les risques associés à la mise en œuvre inégale des mesures de contrôle dans les bureaux régionaux, nous recommandons que la haute direction de la CISR :

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ANNEXE A
OBJECTIFS ET CRITÈRES DE LA VÉRIFICATION

Objectifs et critères

Objectif de la vérification
Cette vérification avait pour objectif de fournir l'assurance que les processus administratifs régionaux sont conformes aux politiques et aux procédures de la CISR et du gouvernement du Canada, et que les contrôles de gestion applicables aux processus administratifs visés sont mis en pratique.
Sous-objectifs	Critères détaillés
Finances et comptabilité
1.0 Les comptes créditeurs et les règlements sont vérifiés d'une manière rentable et efficace grâce à l'application de contrôles adéquats.	1.1 Des contrôles opérationnels et financiers appropriés sont en place (et étayés par de la documentation suffisante) pour assurer la vérification et le paiement efficients et efficaces des comptes. 1.2 Les autorisations, les vérifications et les décaissements relatifs aux comptes créditeurs sont conformes aux politiques applicables de la CISR et du SCT, et les paiements ont été autorisés par les personnes investies des pouvoirs délégués en la matière (art. 33 et 34 de la LGFP). 1.3 Les paiements centralisés effectués d'après les opérations sur cartes d'achat ont été rapprochés des opérations approuvées (c.-à-d. par une personne investie de pouvoirs délégués en vertu de l'art. 34).
2.0 La gestion des voyages et des cartes de voyage est conforme aux politiques et procédures relatives aux voyages.	2.1 Des contrôles ont été mis en place pour assurer la délivrance effective d'une carte de voyage, surveiller l'utilisation de la carte et la récupérer lorsque le fonctionnaire quitte la CISR. 2.2 Le remboursement des frais de déplacement est conforme à la Directive sur les voyages du SCT et aux politiques applicables de la CISR en ce qui concerne les voyages.
Approvisionnement et marchés
3.0 L'approvisionnement en biens et services s'effectue conformément aux politiques et procédures du SCT en matière d'approvisionnement de même qu'en vertu des pouvoirs d'approbation et de signature appropriés.	3.1 Les processus de passation de marchés dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques d'approvisionnement du SCT (y compris aux dispositions de l'art. 32 de la LGFP relatives à la délégation du pouvoir de signature). 3.2 Les processus de passation de marchés dans les bureaux régionaux sont conformes aux politiques de la CISR et se limitent aux marchés de moins de 10 000 $, aux marchés de services d'interprétation et aux opérations sur carte d'achat. 3.3 Les contrôles en place permettent de vérifier qu'on délivre la carte d'achat dans les règles, qu'on en surveille l'utilisation (en s'assurant notamment que les achats sont préalablement autorisés tel que prévu à l'art. 32) et qu'on récupère la carte d'achat lorsque le fonctionnaire quitte la CISR.
Paiements versés aux interprètes
4.0 La gestion des paiements versés aux interprètes est conforme aux politiques et procédures appropriées.	4.1 Il y a des contrôles en place pour garantir que la passation de marchés de services d'interprétation est conforme aux politiques de la CISR. 4.2 Le processus à suivre pour la vérification des prestations et des paiements versés aux interprètes assure la conformité avec les politiques et procédures de la CISR ainsi qu'avec les politiques applicables du SCT (y compris les dispositions des articles 33 et 34 de la LGFP relatives à la délégation du pouvoir de signature).
Gestion des ressources humaines
5.0 Les services sont activement offerts et fournis dans les deux langues officielles aux usagers du tribunal; il y a effectivement prestation de services dans les deux langues officielles en vertu d'accords conclus avec des tiers, et le milieu de travail à la CISR est bilingue.	5.1 Tous les bureaux de la CISR sont désignés bilingues aux fins des communications et des services au public.
6.0 Les pratiques de dotation sont conformes à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et au Règlement sur l'emploi dans la fonction publique.	6.1 Les pratiques de dotation régionales sont conformes aux politiques de la CISR et de la LEFP.
Sécurité et protection des personnes, des biens et de l'information
7.0 La gestion de la sécurité et de la protection du personnel de la CISR, des usagers du tribunal ainsi que des biens et des renseignements de nature délicate de la Commission est conforme aux politiques et procédures gouvernementales en matière de sécurité.	7.1 Des contrôles efficaces, spécialement conçus à cette fin, ont été mis en place pour assurer la protection adéquate des biens (dont les actifs financiers, incorporels et immobilisés) dans les bureaux régionaux. 7.2 Des mesures de sécurité appropriées sont en place dans les bureaux régionaux pour prendre en compte la plus récente évaluation de la menace et des risques (EMR) et aux risques accrus associés à la tenue de certaines audiences.

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ANNEXE B
RÉPONSE DE LA DIRECTION ET PLAN D'ACTION

Notes

1. Cela fait référence au processus d'échantillonnage avant l'approbation prévue à l'article 33 de la LGFP et ne reflète pas un programme complet d'assurance de la qualité.

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